Цей розділ окреслює правила, які є обов'язковими для всіх клубів, що збирають будь-які внески або кошти - незалежно від їхнього джерела чи періодичності. Ці правила не застосовуються до корпоративних клубів, які мають дотримуватися принципів своїх компаній щодо фінансів.

Визначення

"Сайт клубу"  визначається як присутність клубу в інтернеті, що може бути веб-сайтом, сторінкою або групою соціальних мереж, форумом тощо.

"Затвердження членами" використовується відповідно до процедури голосування, окресленої в розділі Клубна демократія. Усі пропозиції щодо витрат, які підлягають голосуванню, мають включати:

• Точне призначення операції
• Мінімальну та максимальну дозволені суми
• Мінімальний і максимальний строк для виконання з дати затвердження, де максимальний строк не може перевищувати один рік.

"Операційні кошти" - ті, які є неминучими для повсякденної діяльності клубу і включають:

• Оренду приміщення на час проведення зборів.
• Оренду обладнання, що використовується впродовж зборів: комп'ютерів, мікрофонів, проекторів тощо.
• Витрати на обслуговування та ремонт наявного обладнання.
• Витрати на організацію та завершення зборів (підготування, прибирання тощо)
• Канцелярське приладдя та витратні матеріали (папір, ручки, фотокопії, принтерне чорнило або тонер для друку форм аналізу тощо)
• Атрибутика: (візитівки, емблеми, вітальні пакети, значки, прапори тощо)
• Фінансові витрати, як-от плати за банківські перекази, плати за обслуговування рахунків, податки тощо.
• Витрати, що постають із місцевих юридичних зобов'язань клубу (страхування, місцева реєстрація, офіційна бухгалтерія тощо)

Приклади не операційних коштів:

• Закупівля постійного обладнання
• Витрати на організацію особливих подій, вечірок або семінарів.
• Витрати на запрошення оплачуваних виступаючих або інструкторів.
• Спорядження переможця клубних змагань на віддалені змагання.

"Заходи, пов'язані з Agora" - будь-які заходи, які організовуються та фінансуються одним або більше клубами Agora та які узгоджуються з усіма Основними принципами (особливо з принципом Нейтралітету) і мають на меті просування місії або цілей Agora. Декілька прикладів таких заходів:

• Змагання з публічних виступів, дебатів тощо
• З'їзди Agora різних рівнів
• Заходи відчинених дверей для рекламування клубів Agora
• Демонстраційні збори для потенційних клубів.
• Практикуми, семінари, навчальні сесії тощо.
• Вагомі проекти громади клубу.
• Участь у ярмарках, концертах або інших сторонніх заходах, участь клубу у яких доречна для цілей реклами та залучення нових членів.

Щоби дізнатися приклади тих типів заходів, де участь клубу не дозволяється, перегляньте Принцип нейтралітету.

"Офіційні заходи Agora" - усі заходи загального застосування, створені або визначені Фондом Agora Speakers International. Наразі є два типи таких заходів:

• Усі змагання, згідні з офіційними збірниками правил.
• З'їзди Agora всіх територіальних рівнів.

Фінансові правила

Фінансова свобода

FF01. Клуби можуть вирішувати стягувати будь-яку суму, яку вважають за потрібну, з довільною періодичністю, яка їм потрібна, та отримувати кошти від усіх сторонніх організацій за умови дотримання всіх таких правил.

FF02. Сума та періодичність клубних внесків, що збираються зі членів, мають бути оприлюднені на всіх сайтах клубу. Доступ до такої інформації не може вимагати заповнення будь-яких форм або надання будь-якої особистої інформації.

FF03. Клубні внески, що збираються зі членів, не можуть бути дискримінаційними: всі члени мають платити ті самі внески. Дозволяються такі винятки:

• Людям, які належать до особливих груп із низьким прибутком або меншин, можна запропонувати знижку або безплатне членство. Наприклад: студентам, пенсіонерам, безробітним, етнічним меншинам, біженцям тощо. Ми залишаємо за собою право дослідити ці ситуації й попросити їх виключити, якщо ми відчуваємо, що клуб зловживає цим визначенням і перетворює його на дискримінаційні членські внески (наприклад: клуб, який визначає "білих чоловіків" як "меншину")
   
• У клубах, які використовують мову, що не є державною мовою країни (наприклад: англомовний клуб, що працює в Іспанії), носіям цієї мови може бути запропонована знижка або безплатне членство.
   
• Усім фахівцям у галузях публічних виступів і лідерства може бути запропонована знижка або безплатне членство, якщо вони повсякденно проводять аналіз, практикуми або навчання впродовж зборів клубу.

FF04. З гостей і інших членів Agora не можуть стягуватися кошти за відвідування клубу впродовж чергових сесій. Упродовж позачергових сесій, таких, як особливі заходи, збори зі запрошеними виступаючими, практикуми тощо, за відвідування може бути стягнуто одноразову плату, що була оголошена заздалегідь. Ця одноразова плата має бути оголошена в той самий час, що й позачергова сесія.

FF05.Клуби не можуть приймати анонімні пожертви або пожертви сторонніх організацій, ідеологія або діяльність яких суперечить ідеалам, принципам, місії та цілям Agora Speakers International.

Обґрунтоване використання коштів

VU01. Клубні кошти не можуть використовувати для особистого зиску або користі жодного члена. Використання коштів повинно завжди узгоджуватися з місцевими юридичними вимогами з неприбутковості. У випадку суперечності між місцевим законодавством і цими правилами застосовується найбільш обмежувальне правило.

VU02. Усі товари або послуги, придбані клубом, мають бути призначені для роботи самого клубу, або для заходів, пов'язаних з Agora, напр. змагань, з'їздів тощо. Клуби не можуть використовувати кошти для будь-яких операцій, єдиною метою яких є збільшення коштів клубу. Зокрема, клуби не можуть займатися будь-якою інвестиційною діяльністю, включно з діяльністю з цінними паперами, товарами, валютою, ф'ючерсами, опціонними контрактами та нерухомістю, незалежно від того, продаються вони публічно чи ні.

VU03. Усі активи, що набуваються клубом, мають використовуватися виключно членами клубу, представниками Agora у країні, гостями зборів для клубу або інших заходів, пов'язаних з Agora згідно з місією та призначенням Agora. Таке використання набутих активів не може підлягати додатковій оплаті.

VU04. Після розпуску клубу всі залишкові кошти мають бути пожертвовані юридично визнаній благодійній організації за згодою простої більшості членів. Якщо не вдається дійти згоди, то кошти жертвуються Agora Speakers International.

VU05. Клуби не можуть наймати співробітників.

VU06. Клуби не можуть тримати інвестиційні цінні папери жодного виду й не можуть брати позики.

VU07. Усі рахунки, якими користується клуб, мають бути відкриті в уповноважених банках, які діють локально на території, де зареєстрований клуб, і мають бути номіновані в одній з офіційних валют країни

Нагляд за використанням

OV01. Клуби, що стягують кошти або внески, повинні мати Скарбника, відмінного від Президента.

OV02. Клуб має вести докладну та актуальну інформацію про клубні фінанси, опубліковану на всіх клубних сайтах, і раз на рік має надавати Фонду повний докладний звіт. Ця інформація має бути доступна всім членам Agora у всьому світі. Ці фінансові документи можуть бути такими простими, як файл Excel, що деталізує доходи та витрати, або чимось таким складним, як повний бухгалтерський звіт, але в кожному випадку, має бути повністю зрозуміло, наскільки конкретно використовуються членські внески. Окрім узагальненого формату, клубні витрати також мають бути доступні в незібраному, докладному форматі. Докладний формат має включати для кожної операції щонайменше таке:

• Дату,
• Витрачену або отриману суму,
• Джерело (для внесків або пожертв) або постачальника (для закупівель товарів або послуг).
• Призначення або причина операції. (Для закупівель товарів або послуг - деталі про куплену продукцію або послугу)

OV03. Клуби не можуть накопичувати кошти, що перевищують еквівалентну вартість 2-х років операційних витрат, якщо це не дозволено більшістю членів, і лише для конкретних, передбачених бюджетом цілей. Цей дозвіл має поновлюватися щороку.

OV04. Будь-яке використання понад 1/3 коштів клубу (беручи за базову суму кошти, наявні на початок фінансового року) для не операційних цілей вимагає схвалення членами, незалежно від того, чи це кошти однієї операції або сукупні. Точніше, будь-яка операція, сума якої, додана до суми не операційних витрат із початку фінансового року, перевищує 1/3 початкових коштів клубу, має отримати схвалення членів, якщо ця операція не є частиною попередньо затвердженої бюджетної пропозиції , а сума операції перебуває в межах затвердженого діапазону.

Кілька прикладів.

• Клуб починає ФР з 1000 доларів (1/3 = 333 долари). Президент хоче купити проектор за 400 доларів. 400 доларів більше за 333 долари, тому купівлю мають схвалити члени. Отримавши схвалення, президент хоче купити мікрофон за 15 доларів. Оскільки сукупна вартість купівель 400 + 15 доларів більша за 333 долари, ця операція також має бути затверджена. Насправді правило означає, що після витрачання 1/3 усіх клубних фондів кожна поодинока не операційна витрата має бути затверджена.
• Клуб починає ФР з 1000 доларів (1/3 = 333 долари). Президент купує 10 мікрофонів за 30 доларів кожен (сукупна вартість: 300 доларів). Трохи пізніше він хоче купити кафедру за 50 доларів. Ця операція має бути схвалена членами, оскільки сукупна вартість кафедри та попередніх покупок становитиме 350 доларів, що виходить за правило 1/3.
• Клуб починає ФР з 1000 доларів (1/3 = 333 долари). Президент пропонує та отримує затвердження плану організації змагань із бюджетом 600 доларів. Він купує проектор за 400 доларів та 10 мікрофонів за 10 доларів - загалом 500 доларів. Жодна з цих операцій не потребує схвалення. Тоді він хоче придбати для клубу комплект книг вартістю 50 доларів. Ця операція має бути затверджена, оскільки загальна сукупна вартість становить 550 доларів (більше за 333 долари), і ця операція не пов’язана зі змаганнями.
• Клуб починає ФР з 1000 доларів (1/3 = 333 долари). Президент пропонує та отримує затвердження плану організації конкурсу з бюджетом 600 доларів. Він купує проектор за 400 доларів і хоче придбати 10 мікрофонів за 25 доларів. Придбання мікрофонів призведе до загальних не операційних витрат у 650 доларів - вище попередньо затвердженого бюджету - тому члени мають схвалити цю операцію.

OV05. Усі витрати або схвалення з фінансових питань, які можуть дати члени клубу, тривають не більш ніж один рік. Коли рік закінчиться, потрібно ще одне голосування для продовження затвердження на наступний рік.

Фінансування заходів, пов'язаних з Agora

Однією з основних засад системи Agora є офіційна серія міжклубних заходів Agora, як-от змагання, з'їзди тощо, а також будь-які інші спільні заходи, організовані багатьма клубами (такі, як товариські збори, неофіційні змагання тощо). ) Ця діяльність, зазвичай, вимагає певного рівня попереднього фінансування для успішного проведення.

AE01. Усі заходи, пов’язані з Agora (офіційні чи ні), мають переважно фінансуватися за кошт продажу квитків та товарів, спонсорства, грантів та іншого.

AE02. 10% загальних доходів від усіх таких заходів (офіційних чи ні) спрямовується фонду Agora Speakers International

AE03. Витрати на будь-які офіційні заходи Agora, які потребують певної суми попереднього фінансування, несуть усі окремі члени в охопленому географічному районі, у межах усієї країни, на міжнародні заходи, такі як з'їзди. Усі члени у відповідному регіоні вносять - крім усіх інших внесків, які вони сплачують - пропорційну частину цих витрат. Ця пропорційна частина є результатом ділення необхідного фінансування на кількість індивідуальних членів у регіоні, і вона однакова для всіх членів, незалежно від кількості клубів, до яких вони належать. Кожен клуб може вільно вирішити, чи візьме цей необхідний внесок із власних коштів, чи перекладе на своїх членів, або поєднає зазначене вище.

AE04. Будь-який прибуток або збитки від заходу розподіляються між клубами в кількості, пропорційній кількості членів клубу. Клуби можуть повернути ці гроші своїм членам до суми, яку вони мали були заплатити згідно з AE03. Рішення про відшкодування або не відшкодування частини прибутку залишається за виконавчим комітетом кожного клубу. Частина коштів, не повернута членам, стає частиною коштів клубу.

AE05. Організатори заходу мають повідомляти про всі операції з бухгалтерського обліку, що пов'язані з організацію заходу, у головний офіс Agora Speakers International, щойно вони відбуваються, з рівнем деталізації, зазначеним у OV02, та використовуючи інструменти бухгалтерського обліку, які надає головний офіс.

Фінансування учасників з'їздів

CP01. Фінансуватися може тільки участь у офіційних заходах Agora вище міського рівня.

CP02. Клуби певного географічного району (до рівня країни включно) можуть обрати фінансування витрат таких учасників з'їздів.

• Учасників змагань.
• Одного представника клубу, який не бере участі в змаганнях, з правом голосу, затвердженого виконавчим комітетом клубу.
• Людей, які безпосередньо проводять практикуми, навчальні сесії, семінари на відповідному заході.
  
  Клуби можуть вирішити фінансувати один вид участі, але не більше.

CP03. Рішення про фінансування має бути затверджене абсолютною більшістю президентів клубів, а голосування повинно відбуватися таким чином:

• Для учасників змагань: перед першим раундом змагань (клубний рівень)
• Для інших учасників - не пізніше місяця після оголошення дати заходу.

CP04. Нижче наведено дозволене використання коштів клубів, якщо це прямо не заборонено місцевим законодавством:

• Витрати на подорожі в обидва кінці економ-класом найбільш придатним транспортом.
• Вартість найповнішого типу квитків на захід.
• Витрати на проживання на час заходу плюс 2 доби (що дає змогу прибути за день до заходу та поїхати наступного дня після його закінчення)
• Обґрунтовані добові на харчування та транспорт

CP05. Фінансування може відбуватися лише щодо конкретних пропозицій купівлі. Обмін фінансованих товарів та послуг на гроші не дозволяється. Фінансовані учасники мають зберігати рахунки на всі фінансовані товари та послуги та надавати їх в електронному вигляді скарбнику свого клубу тоді, коли вони їх отримують, і не пізніше ніж через два тижні після купівлі.

Зміна правил

RC01. Ці правила можуть час від часу змінюватися. Клуби повинні узгоджуватися з новими правилами впродовж шести місяців після зміни.